Perkuat Pengelolaan Arsip, Bawaslu Bantul Gandeng Dispusip Bantul Adakan Sosialisasi Kearsipan

Bantul – Dalam upaya meningkatkan kualitas tata kelola arsip, Bawaslu Bantul berkolaborasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Bantul mengadakan kegiatan Sosialisasi Penguatan Pengelolaan Arsip di Kantor Bawaslu Bantul, Jumat (5/12/2025). Kegiatan sosialisasi ini diikuti oleh seluruh jajaran Bawaslu Bantul, dengan tujuan meningkatkan pemahaman mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai standar kearsipan yang berlaku. Bawaslu Bantul berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, salah satunya melalui peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM). 

Ketua Bawaslu Bantul, Didik Joko Nugroho dalam sambutannya menyampaikan bahwa arsip merupakan bagian penting dari akuntabilitas kinerja lembaga. “ Pengelolaan arsip yang baik adalah wujud transparansi dan pertanggungjawaban Bawaslu kepada publik. Kolaborasi bersama Dispusip Bantul ini menjadi langkah strategis untuk memperkuat tata kelola kami,” ujarnya. Dalam kegiatan ini, Bawaslu Bantul menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bantul, Lintang Kamaryoga, S.I.P. Narasumber memaparkan bagaimana proses pengelolaan hingga pemusnahan arsip sebagai bagian dari upaya mewujudkan tata kelola administrasi yang tertib dan akuntabel. 

Dalam paparannya, ia menjelaskan bahwa pemusnahan arsip dilakukan dengan mempertimbangkan aspek efisiensi anggaran, keterbatasan ruang penyimpanan, serta ketersediaan sumber daya. Arsip yang telah habis masa gunanya dapat dimusnahkan, sedangkan arsip yang masih memiliki nilai guna akan tetap dikelola sesuai ketentuan. Proses ini mengacu pada Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, yang kemudian dijabarkan melalui Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip serta Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.

Lebih lanjut ia juga menjelaskan  bahwa sebelum dimusnahkan, arsip terlebih dahulu diperiksa untuk memastikan statusnya sebagai arsip dinamis, baik yang masih digunakan maupun yang telah melalui proses penyusutan. Pengelolaan arsip dilakukan secara berjenjang dari tahun ke tahun dengan tujuan pengurangan volume arsip melalui tiga tahap, yaitu pengelolaan di tingkat OPD, pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, serta penyerahan arsip permanen kepada lembaga kearsipan daerah. 

Kepala Sekretariat Bawaslu Bantul, Romdhiatun juga menambahkan bahwa saat ini Bawaslu Bantul berada pada tahapan usul pemusnahan arsip yang prosesnya telah melalui prosedur dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif dan hukum. Dalam pengajuan usul musnah arsip, Bawaslu Bantul wajib menyiapkan sejumlah dokumen pendukung, di antaranya daftar usul musnah, notulensi rapat usul musnah, berita acara, dan persetujuan pemusnahan arsip. Setiap arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan harus disertai data lengkap seperti nomor urut, kode permasalahan, kode berkas, indeks, uraian informasi arsip, tahun, jumlah arsip, hingga keterangan dan status akhir arsip. Ia berharap seluruh jajaran Bawaslu Bantul mampu memahami mekanisme proses pemusnahan arsip sehingga pelaksanaan bisa berjalan dengan benar sesuai dengan peraturan yang berlaku, ujarnya”.